Manajemen Dan Organisasi

1.                PENGERTIAN MANAJEMEN DAN ORGANISASI

           

            Definisi manajemen menurut Oei Liang Lee manajemen adalah suatu ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuanya yang telah ditetapkan.

Definis manajemen menurut James A.F Stoner Manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya dari anggota organisasi serta penggunaan sumua sumber daya yang ada pada organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya

            Manajemen merupakan sarana untuk mencapai tujuan organisasi dengan memanfaatkan alat yang tersedia semaksimum mungkin.Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa dalam mencapain tujuan perusahaan haris memperhatikan secara optimal terhadap kepentingan-kepentingan yang menyangkut kepentingan konsumen, penanam modal, karyawan ,pemerintah, masyarakat , supplier.

            Manajemen merupakan kegiatan pokok yang dilakukan seorang pimpinan karena dia menjabat sebagai manajer untuk mengolah input menjadi output melalui proses manajemen.

            Kegiatan peranan yang harus dilakukan seorang manajer akan selalu dan harus ada disetiap jenjang manajemen dalam struktur organisasi,baik di posisi manajer puncak,madya,lini. Perbedaan nya hanyalah terletak pada wewenang dalam mengambil keputusan di mana semakin ke atas seseorang dalam kedudukan nya pada posisi organisasi maka semakin besar kewenangannya dalam mengambil keputusan.

Manajer lini, contoh : supervisor

Manajer Menengah, contoh : Kep. Departemen

Manajer Puncak, contoh : Direktur

2.                FUNGSI MANAJEMEN

Berikut ini adalah fungsi-fungsi manajemen menurut Para Ahli :

1.      Menurut  George R.Terry

-   Perencanaan (Planning);

-   Pengorganisasian (Organizing);

-   Penggerakan (Actuating);

-   Pengawasan (Controlling).

2.      Menurut Luther M. Gulick

-   Perencanaan (Planning);

-   Mengorganisir (Organizing);

-   Melengkapkan Tenaga Kerja (Staffing);

-   Mengarahkan (Directing);

-   Menyelaras/Mengkoordinir (Coordinating);

-   Melaporkan (Reporting);

-   Menyusun Anggaran (Budgeting).

3.      Menurut Henry Fayol

-   Perencanaan (Planning);

-   Mengorganisir (Organizing);

-   Memerintah (Commanding);

-   Mengkoordinir (Coordinating);

-   Mengawasi (Controlling).

4.      Menurut Koontz dan O. Donnel
- Perencanaan (Planning);
- Mengorganisir (Organizing);
- Melengkapkan Tenaga Kerja (Staffing);
- Mengarahkan (Directing);
- Mengawasi (Controlling)

Pada umumnya fungsi manajemen hanya 4 yaitu :

·         Perencanaan ( Planning )

Merupakan kegiatan menetapkan tujuan organisasi dan memilih cara terbaik untuk mencapai tujuan tsb.

·         Pengorganisasian ( Organizing & Staffing )

Kegiatan mengkoodinir sumber daya manusia dan material organisasi agar tujuan organisasi tercapai secara efisien dan efektif.

Ada empat bagian penting dalam pengorganisasian :

-          Staffing

Suatu kegiatan yang melakukan pembagian kelompok- kelompok kerja menurut jenisnya beserta pengisian orang- orang yang sesuai dengan keahliannya.

-          Delegation of Authority

Pendelegasian wewenang dari seorang atasan kepada bawahannya sesuai dengan struktur organisasi maupun kedudukan bawahan / kemampuann bawahan.

-          Departementasi

Pengelompokan kegiatan- kegiatan yang jenis untuk kemudian dipisahkan dengan kegiatan yang lainnya dimana di antara pengelompokan bawahan

-          Personalia

Kepegawaian ini sangat penting dalam hubungannya dengan para bawahan baik hubungan yang sifat formal .

·         Pengarahan ( Leading )

Meliputi kegiatan memberi pengarahan, mempengaruhi, dan memotivasi karyawan untuk bekerja.

·         Pengawasan ( Controlling )

Bertujuan untuk melihat apakah kegiatan organisasi telah berjalan sesuai rencana yang ditetapkan.

Fungsi pengawasan mempunyai tiga kegiatan yang harus dilakukan :

-          Menetapkan standart yang dipakai

-          Menbandingkan pelaksanaan kegiatan dengan standart

-          Melakukan koreksi

3.                ORGANISASI DAN PERILAKU KEORGANISASIAN

a)  Pengertian Organisasi

Organisasi merupakan salah satu sarana untuk mencapai tujuan perusahaan melalui pelaksanaan fungsi- fungsi manajemen yang dilakukan seorang pimpinan dengan organisasi yang tercipta di perusahaan yag bersangkutan .Jadi keberhasilan perusahaan tergantung pada organisasi terutama struktur organisasi yang dianut.

Organisasi menurut para ahli:

·         Organisasi Menurut Stoner

Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.

·         Organisasi Menurut James D. Mooney

Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

·         Organisasi Menurut Chester I. Bernard

Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

Secara umum organisasi merupakan salah satu sarana untuk mencapai tujuan perusahaan melalui pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen yang dilakukan seorang pemimpin dengan organisasi yang tercipta diperusahaan yang bersangkutan. Jadi keberhasilan perusahaan tergantung pada organisasi terutama struktur organisasi yang dianut.

Kebutuhan perusahaan akan penting nya peranan organisasi akan di sesuaikan dengan seberapa besar anggota perusahaannya.Karena semakin sedikit anggota perusahaan semakin sederhana fungsi-fungsi pengorganisasian yang dilakukan.Demikian juga kalau perusahaan yang mula-mula anggotanya sedikit kemudian berkembang sehingga jumlah anggota terus bertambah semakin banyak maka kebutuhan organisasi semakin besar.

Dari definisi di atas disimpulkan bahwa organisasi mencakup 3 elemen pokok :

·         Interaksi manusia

·         Kegiatan yang mengarah pada tujuan

·         Struktur organisasi it sendiri

b)    Pola Organisasi

Pola organisasi dibagi menjadi dua bagian yaitu organisasi formal dan organisasi informal. Umumnya setiap organisasi formal biasanya mengandung kedua unsur pola tersebut dimana organisasi formalnya yang dijadikan pedoman tegas dalam struktur organisasinya. Sedangkan organisasi informal akan dengan sendirinya muncul karena kebutuhan karyawan untuk bermasyarakat ataub bersosialisasi dengan dan berhubungan dengan karyawan yang lain.

Organisasi Formal

Organisasi yang dibentuk secara sadar dan mempunyai tujuan tertentu yang disadari pula dengan menggunakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab maupun pertanggungjawabkan dirancang oleh manajer agar pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai dengan peraturan yang telah disepakati berrsama.

Organisasi Informal

Organisasi informal pada struktur organisasi tidak akan terlihat tetapi akan selalu mengikuti keberadaan organisasi formal. Organisasi informal ini keberadaanya tidak direncanakan tetapi terjadi secara otomatis karena hubungan antar perseorangan pada sesama  anggota organisasi formal (perusahaan).

Organisasi informal merupakan organisasi yang tercipta karena adanya hubungan antar pribadi yang secara tidak sadar terjadi keberadaanya tanpa didasarkan pada hubungan wewenang formal pada struktur organisasi maupun kesepakatan tujuan bersama.

c)                 Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan kelanjutan dari dua bentuk pola organisasi. Adapun struktur organisasi ini secara otomatis merupakan perwujudan struktur organisasi formal dengan jalan menganalisis jabatan- jabatan apa yang harus diperlukan dalam mencapai tujuan untuk kemudian menentukan kualifikasi maupun jumlah orang yang diperlukan  untuk mengisi jabatan- jabatan yang telah ditetapkan.

Struktur organisasi yang dibentuk akan selalu berdasarkan pada komponen organisasi yaitu :

·         Interaksi kemanusiaan

·         Kegiatan yang terarah ke tujuan

·         Struktur

Berdasarkan ketiga komponen organisasi itu seorang manajer puncak harus dapat mengkoordinir kegiatan- kegiatan karyawan dalam mencapai tujuan organisasi. Di samping pertimbangan ketiga komponen tersebut, struktur organisasi harus memberi penjelasan bagaimana pembagian kekuasaan (= authority = wewenang) dan bagaimana tanggung jawabnya.

Pendelegasian wewenang sangat erat hubungannya dengan batasan wewenang dan tanggung jawab seseorang tentang suatu bagian kegiatan yang dilaksanakan. Dengan menugaskan sebagian pekerjaan kepada bawahan berari manajer memberikan wewenang dan tanggung jawab yang seimbang, untuk kemudian setiap bawahan harus mempertanggung jawabkannya atasannya sesuai dengan struktur organisasi.

d)                Bentuk Organisasi

1)      Organisasi Lini

Organisasi lini atau garis adalah bentuk organisasi yang didalamnya terdapat garis wewenang yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan ke bawahan.

Ciri-cirinya :

-          Jumlah karyawan sedikit

-          Selain top manajer, manajer dibawahnya hanya sebagai pelaksana

-          Sarana dan alatnya terbatas

-          Hubungan atasan dan bawahan bersifat langsung

Kebaikan :

-          Atasan dan bawahan dihubungkan dengan satu garis komando

-          Rasa solidaritas dan spontanitas seluruh anggota organisasi besar

-          Proses decesion making berjalan cepat

-          Disiplin dan loyalitas tinggi

-          Rasa saling pengertian antar anggota tinggi

Keburukan :

-          Ada tendensi gaya kepemimpinan otokratis

-          Pengembangan kreatifitas karyawan terhambatan

-          Tujuan to manajer sering tidak bisa dibedakan dengan tujuan organisasi

-          Karyawan tergantung pada satu orang dalm organisasi

2)      Organisasi Funsional

Organisasi fungsional adalah suatu organisasi diman wewenag dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus.

Ciri – ciri :

-          Organisasi kecil

-          Didalamnya terdapat kelompok- kelompok kerja staf ahli

-          Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas

-          Target yang hendak dicapai jelas dan pasti

-          Pengawasan dilakukan secara ketat

Kebaikan :

-          Programn terarah, jelas dan cepat

-          Anggaran, personalia, dan sarana tepat dan sesuai

-          Kenaikan pangkat pejabat fungsional cepat

Keburukan :

-          Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi

-          Koordinasi sulit dilaksanakan

-          Pangkat pejabat fugsional lebih tinngi dibandingkan kepala unit sehingga inspeksi sulit dilaksanakan.

3)      Organisasi Lini dan Staff

Organisasi lini dan staff  adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang berlangsung secara vertikal dan sepenuhnya dari pucuk pimpinan ke kepala bagian di bawahnya serta masing- masing pejabat, manajer ditempatkan satu atau lebih pejabat staff yang tidak mempunyai wewenang memerintah tetapi hanya sebagai penasihat, misalnya mengenai masalah kearsipan , keuangan, personel dan sebagainya.

            Ciri- ciri :

-        Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya secara langsung

-        Karyawan banyak

-        Organisasi besar

-       Ada dua kelompok kerja dalam organisasi sehingga ditekankan adanya spesialisasi :

a.       Personel Lini

b.      Personel staff

Kebaikan :

-          Ada pembagian tugas yang jelas

-          Kerjasama dan koordinasi dapat dilaksanakan dengan jelas

-          Pengembangan bakat segenap anggota organisasi terjamin

-          Staffing dilaksanakan sesuai dengan prinsip the right man on the right place

-          Bentuk organisasi ini fleksibel untuk diterapkan

Keburukannya :

-          Tugas pokok orang- orang sering dinomor duakan

-          Proses decesion making berliku-liku

-          Jika pertimbangan tidak terkontrol maka sering menimbulkan nepotism spoilsystem patronage

-          Persaingan tidak sehat antara pejabat yang satu dengan pejabat yang lainnya

4)      Organisasi Fungsional dan Garis

Orgaisasi fungsional dan garis adalah bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian di bawanya yang mempunyai keahlian tertentu serta sebagian dilimpahkan kepada pejabat fungsional yang koordinasinya tetap diserahkan kepada kepala bagian.

Ciri- ciri :

-          Tidak tampak adanya pembedaan tugas pokok dan bantuan

-          Spesialisasi secara praktis pada pejabat fungsional

-          Pembagian kerja dan pelimpahan wewenang tidak membedakan perbedaan tingkat eselon.

Kebaikan :

-          Solidaritas tinggi

-          Disiplin tinggi

-          Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimum

-          Pekerjaan- pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan

Keburukan :

-          Kurang fleksibel dan tour of duty

-          Pejabat fungsional akan mengalami kebingungan karena dikoordinasikan oleh lebih dari satu orang

-          Spesialisasi memberikan kejenuhan

5)      Organisasi Matrik

Organisasi matrik disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek yaitu organisasi dimana penggunaan struktur organisasi menunjukan dimana para spesialis yang mempunyai keterampilan di masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan . Organisasi matrik digunakan berdasarkan struktur organisasi staf dan lini khususnya di bidang penelitian dan pengembangan.

Kebaikan :

-          Terletak pada fleksibelitas

-          Kemampuannya dalam memperhatikan masalah- masalah yang khusus maupun persoalan teknis yang unik

-          Pelaksanaan kegiatan organisasi matrik tidak mengganggu struktur organisasi yang ada

Kelemahan :

-          Kelemahan akan timbul kalau manajer proyek tidak bisa mengkoordinir dari berbagai bagian yang berbeda tersebut sehingga dapat menghadapi kesulitan dalam mengembangkan team yang terpadu dikarenakan penyimpangan pelaksanaan kesatuan perintah dimana satu pimpinan untuk masing- masing individu.

6)      Organisasi Komite

Organisasi komite adalah bentuk organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat , yang berupa komite atau dewan atau board dengan pluralistic manajemen.

Kebaikan :

-          Pelaksanaan decesion making berlangsung baik karena terjadi musyawarah dengan pemegang saham maupun dewan

-          Kepemimpinan yang bersifat otokratis sangat kecil

-          Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin

Keburukan :

-          Proses decesion making sangat lamban

-          Biaya operasional rutin sangat tinggi

-          Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab

e)     Perilaku Keorganisasian

Perilaku keorganisasian merupakan pemahaman tentang bagaimana dan mengapa orang berperilaku dalam organisasi kerja, sehingga yang diperhatikan masalah personilia atau karyawan yang bekerja khususnya perilaku mereka dalam bekerja. Perilaku keorganisasian tersebut menyangkut bagaimana seseorang membentuk kelompok kerja, motivasi yang bagaimana yang mendorong karyawan bekerja lebih giat , bagaimana sifat kepemimpinan yang terjadi dan sebagainya.